Einige Mitarbeitergruppen sind krisenbedingt aktuell fast ausschließlich über digitale Kanäle im Homeoffice zu erreichen. Auch wenn es bereits zaghafte Versuche zu einer Rückkehr zur Office-Kultur gibt, wird es mittelfristig zu einer wesentlichen höheren Anwendung von örtlich flexiblen Arbeits(zeit)modellen kommen. Zusätzlich führen kriseninduzierte Businessanforderungen zu teilweise völlig neuen HR-Services wie bspw. das Tracking von Infizierten/Quarantäneauswirkungen, Vorgaben für das Führen von virtuellen Teams oder die Koordination von Massenanträgen für Kurzarbeit.
Nimmt man diese Anforderungen zusammen, wächst der ohnehin bestehende Digitalisierungsdruck auf HR durch Corona weiter.
Moderne HR-IT-Lösungen machen den Zugang zu HR Services und Informationen ortsunabhängig und tragen somit entscheidend zur Erfüllung der oben genannten Anforderungen bei. Notwendige Kostensenkungen und Standardisierungsinitiativen werden zusätzlich unterstützt. Häufig wird hierzu zu gängigen HR-Cloud-Lösungen gegriffen, welche modulübergreifend eingesetzt werden sollen.
Unserer Erfahrung nach ist die Einführung neuer IT-Enabler allerdings zwingend mit einer ganzheitlichen HR-Transformation verbunden, die lediglich durch einen „Sprung in die Cloud“ initiiert wird und gut vorbereitet sein muss.
Cloud-induzierte HR-Transformation: Der Sprung in eine neue HR-IT-Architektur durch ein ganzheitliches Servicedesign, einen detaillierten Business Case und eine fundierte Anbieterauswahl.
HR-Cloud-Einführungen scheitern häufig nicht an der IT-Implementierung sondern an der ganzheitlichen Betrachtung vor Beginn des Implementierungsprojektes – nur, wenn eine Einführung nicht als reines IT-Projekt, sondern als ganzheitliche HR-Transformation betrachtet wird, lassen sich erhoffte Einsparpotentiale, Standardisierungsinitiativen und verbesserte User-Experience realisieren. Wir verstehen die Einführung eines HR-Cloudsystems deshalb als ganzheitliche Cloud-induzierte HR-Transformation.
Vorgehensmodell ConMendo
Wir unterstützen unsere Klienten im Vorfeld einer Implementierung (häufig im Rahmen von 2-3-monatigen Machbarkeitsstudien) bei einem ganzheitlichen Servicedesign – inklusive Change Impact Analyse, um die durch die Implementierung verursachte Veränderung zu bewerten. Eine „perfekte“ IT-Lösung allein reicht nicht aus – sie muss um ein konsequentes Stakeholder- und Change-Management ergänzt werden.
Außerdem erarbeiten wir gemeinsam einen detaillierten Business Case, welcher die Einsparpotentiale je Service konkret beziffert und somit als Startpunkt für ein Implementierungscontrolling dienen kann. Zusätzlich begleiten wir den Auswahlprozess des passenden Anbieters, mit dem die angestrebten Digitalisierungsziele erreicht werden können – denn nicht jedes Ziel kann mit jedem beliebigen Partner realisiert werden.
Abb. 1: Illustratives, anbieteragnostisches IT-Modell
Die Unterstützung seitens ConMendo erfolgt hierbei typischer Weise in drei Schritten:
- Servicedesign auf Basis eines erstellten HR-Produkt und Servicekatalogs und unter Berücksichtigung definierter Designprinzipien
- Ableitung Business Case auf Basis definierter Interaktions- und IT-Modelle (illustratives, anbieteragnostisches IT-Modell, vgl. Abbildung 1) innerhalb des Servicedesigns
- Anbieterauswahl für Implementierung
Servicedesign – Basis für cloud-induzierte HR-Transformation und Basis für späteres Prozessdesign/ IT-Konfiguration
Stringenz ist entscheidend. Nach Verabschiedung eines HR-Produkt- und Servicekatalogs müssen Designprinzipien für das Zieldesign innerhalb des HR-Leadership Teams verabschiedet werden – diese umfassen mindestens Richtlinien bezüglich zukünftiger Rollen, Interaktionen und eine grundsätzliche, anbieteragnostische IT-Architektur. Im Vorfeld sollte also ein Anspruch an die zukünftige digitale Serviceerbringung definiert werden. Dieser dient dann als Grundlage für Servicedesignworkshops mit Fachexperten für die jeweiligen Services. Wir gestalten hier einen klaren Digitalisierungspfad je Service – der entsprechend ausgearbeitet werden muss.
Innerhalb dieser Workshops ist die „Flughöhe“ der Gestaltung von hoher Relevanz – es sollten keine Detaildiskussionen bezüglich Prozessflows und IT-Konfiguration geführt werden, sondern grundsätzliche Gestaltungselemente je Service beschrieben werden. Durch die gemeinschaftliche Definition der Services mit Fachexperten wird zusätzlich zu den Inhalten ein breites Verständnis erreicht, welches später für das konsistente Prozessdesign/IT Konfiguration sehr fördernd ist.
Business Case als Basis für kommerzielle Anbieterauswahl und Startpunkt für Implementierungscontrolling
Nach Ende der Servicedesignworkshops lassen sich entlang der Ergebnisse Business Case Parameter ableiten – Einsparpotenziale sind durch die Einführung des Cloudsystems deutlich höher als bei der Realisierung der klassischen Maßnahmen im Rahmen des Hebels „Automatisierung“. Ziel ist es, einen ganzheitlichen Transformation-Case zu entwickeln, der auch Verschiebungen von Aufgaben zwischen Rollen berücksichtigt. Auch hier gilt unser Leitgedanke der „Cloud-induzierten HR-Transformation“.
Der Business Case muss dann zur Bewertung der kommerziellen Angebote der Anbieter genutzt werden – denn Einführungen von HR-Cloud-Lösungen sind meist kostspielig und Nettoeffekte lassen sich unserer Erfahrung nach nur in einem Drei-bis-fünf-Jahresszenario realisieren. Idealerweise wird der einmal verabschiedete Business Case dann auch als Controllinginstrument für die Implementierung genutzt – auch hier ist im späteren Projektverlauf während er Implementierung Stringenz im Tracking entscheidend.
Auswahl des richtigen Partners für Ihre Implementierungsziele ist entscheidend – „no one size fits all“, ConMendo agiert unabhängig
Die Auswahl eines Anbieters ist von strategischer Bedeutung – letztlich binden sich Unternehmen, abhängig von der Vertragslaufzeit, im Schnitt fünf oder mehr Jahre an den gewählten Partner. Wir unterstützen Klienten bei der Erstellung der RFP-Dokumente und bei der Evaluierung des jeweiligen Partners – dabei agieren wir vollkommen unabhängig und neutral. Ergebnisse einer Evaluierung sind immer auf die jeweilige Klientensituation ausgerichtet. Zudem ist zu beachten, dass sich große HCM-Cloud-Anbieter sprunghaft weiterentwickeln – Lücken innerhalb des Leistungsumfang werden permanent geschlossen – jedes Evaluierungsergebnis ist somit auch eine Momentaufnahme und sollte regelmäßig auch nach einer Entscheidung und Implementierung überprüft werden. Wir unterstützten bei der Erstellung von relevanten Use-Cases und moderieren Deep-Dive Workshops während des Auswahlprozesses, um eine Vergleichbarkeit der Anbieter herzustellen.
Planen auch Sie den Sprung in die Cloud oder brauchen Sie Unterstützung während der laufenden Implementierung? Sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung.
