Zwischen Digitalisierungsdruck, knappen IT-Ressourcen und politischem Gerangel: Wie gelingt die optimale Priorisierung von IT-Projekten?

Der Digitalisierungstrend hat die IT in vielen Branchen in den Kern der Geschäftsbereiche gerückt: IT ist zum inhärenten Teil der Produktpalette geworden. Viele Unternehmen sind jedoch nicht adäquat aufgestellt, um die damit einhergehenden Herausforderungen zu meistern. Ein zentrales Problem sind knappe IT-Ressourcen: Die Geschäftsbereiche klagen über eingeschränkte Ressourcen und Budgets; die meist zentral aufgestellte IT wiederum fühlt sich „zerrissen“ zwischen kollidierenden Anforderungen ihrer internen Kunden – und nicht zuletzt steht sie unter Kostendruck. Verschärft wird die Situation durch voneinander entkoppelte Entscheidungsgremien in den Unternehmensbereichen und die unterschiedliche Priorisierung von IT-Projekten. Meist setzt sich der „stärkste“ Geschäftsbereich durch, strategisch notwendige Infrastrukturprojekte zur Sicherung des langfristigen Unternehmenserfolgs werden hintenangestellt.

Ein unternehmensweiter Ansatz zur Priorisierung der IT-Projekte ist ein notwendiger Schritt, um das Portfolio an der Gesamtstrategie und den Interessen eines Unternehmens auszurichten. ConMendo hat einen IT-Projekt-Priorisierungsansatz entwickelt, der alle relevanten Entscheidungsdimensionen einbezieht:

  1.  Strategie und Designprinzipien
    Grundlage sind die Unternehmens- und IT-Ziele, Strategien und ggf. Strategieänderungen. Hierauf basierend werden Designprinzipien entwickelt. Die definierten Priorisierungskriterien spiegeln die Unternehmens- und IT-Strategie wider. Alle Projektvorschläge müssen transparent und vergleichbar sein.
  2. Prozesse und Workflow
    Der Priorisierungsprozess beschreibt die Arbeitsabläufe und den notwendigen Input, die zu erzielenden (Zwischen-) Ergebnisse sowie alle notwendigen Interaktionen zwischen den Beteiligten. Der Prozess spiegelt die Designprinzipien wider.
  3. Governance und Steuerung
    Die Governance umfasst die End2End-Verantwort-lichkeiten für den Prozess sowie die Steuerungselemente (z. B. Code of Conduct der Stakeholder, vereinbarte Selektions- und Priorisierungskriterien). Zudem wird das Entscheidungsgremium gestaltet (Zusammensetzung, Terms of Reference).
  4. Organisationsstruktur
    Die Kernaktivitäten des Priorisierungsprozesses werden definiert und, soweit möglich, bestehenden Rollen zugeordnet. Ggf. müssen neue Rollen für den Prozess definiert werden.
  5. Enabler
    Eine ausgereifte technische Unterstützung mit Prozessbeteiligung aller Unternehmensbereiche ist entscheidend (interne Kunden mit Projektanforderungen einschließlich IT selbst, Dienstleister wie IT, Finance etc.). Hierfür gibt es zahlreiche Workflow-Lösungen (Clarity, Alfabet). Ein wichtiger Erfolgsfaktor bleibt der politische Gestaltungswille aller Stakeholder, ggf. unterstützt durch ein effektives Change Management.

Die akribische Erarbeitung dieser Elemente, die wie Zahnräder ineinander greifen, schafft zwei entscheidende Vorteile: Zum einen erzeugt dies Transparenz und Vertrauen in die Entscheidungsprozesse, was wiederum Entscheidungen im Sinne des gesamten Unternehmens ermöglicht. Zum anderen kann sich die IT-Organisation auf einen klaren, transparenten Prozess berufen, der sie aus der „Rechtfertigungsfalle“ entlässt.

ConMendo empfiehlt den Priorisierungsansatz als Ergänzung eines regelmäßigen unterjährigen IT-Projekt-Reviews. So wird sichergestellt, dass knappe Ressourcen fortlaufend in den richtigen Projekten eingesetzt und unvorhergesehene Projektbedarfe ausbalanciert werden. Gewährte Jahresbudgets werden nicht für aussichtslose Projekte “verbrannt”. Eines kann der Priorisierungsansatz allerdings nicht ändern: einen Mangel an IT-Schlüsselressourcen (vgl. hierzu auch Newsletter Nr. 7: Digitaler Kulturwandel).

Sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung. Weitere Informationen: Dr. Philip Hucke (Büro Düsseldorf) unter 0151 – 276 55 295 oder philip.hucke@conmendo.de an. 

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