Steigende externe Einflussfaktoren wie der Ukraine-Krieg, die Energiekrise oder Lieferkettenprobleme, aber auch interne Einflussfaktoren wie zum Beispiel die Modernisierung der Systemlandschaft erhöhen den Druck zur Anpassungsfähigkeit der Finanzfunktion. Ist die Entscheidung für eine Transformation gefallen, helfen Process-Mining-Tools wie Celonis dabei, schnelle, effektive und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.
Die Herausforderung
Im Rahmen der globalen Transformation des Accounting-Bereichs nutzte unser Klient für die Prozessoptimierung die Process-Mining-Plattform Celonis. Ziel der Prozessoptimierung waren effizientere Abläufe der Accounting-Prozesse zu reduzierten Kosten. Celonis unterstützt entlang der gesamten Prozesskette durch Visualisierung der Ist-Prozesse, Analyse der Optimierungspotenziale und nachhaltiges Tracking der Umsetzung der Soll-Prozesse.
Der ConMendo Process-Mining-Ansatz
In der Ausgangssituation beinhalteten viele Prozesse manuelle Tätigkeiten und es bestanden große Schwierigkeiten in der Überwachung und Steuerung einzelner Geschäftsprozesse. Um schnelle und greifbare Transparenz über den Ist-Prozess zu erzielen, wurde Celonis zunächst anhand eines Produkts (Order-to-Cash) in drei Schritten angewendet: (1) Definition und Scoping der Prozessbestandteile, (2) technische Modellierung der Daten, (3) Analyse der Optimierungspotenziale.
Die Ergebnisse zeigten, dass in der Vielfalt und Ausprägung der Prozessinhalte massive Abweichungen zwischen Erwartung und Realität vorlagen. Durch die umfassenden und detaillierten Einblicke wurde deutlich, dass innerhalb der Accounting-Organisation Engpässe vorlagen, die beseitigt werden mussten, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Mithilfe des ConMendo Process Scanners konnte eine faktenbasierte Prozesstransparenz geschaffen werden. Die identifizierten Optimierungspotenziale wurden anhand von Prozess-KPIs (z. B. Days Sales Outstanding/DSO) beurteilt und dienten als Basis für das Soll-Prozessdesign. Nachgelagert lassen sich durch den ConMendo Process Control Tower zielgerichtete Prozessoptimierungen durch die Integration zusätzlicher strategischer KPIs realisieren. Realtime Steuerungs- und Eingriffsmöglichkeiten durch den Einsatz des Celonis „Execution Management Systems“ ermöglichen die vollständige Realisierung der Effizienzsteigerungen.
Abb. 1: Auszug Order-to-Cash-Prozess Workshop; Quelle: ConMendo.
Der ConMendo Impact
Durch die Optimierung der Prozesse konnte das Unternehmen seine Accounting-Abläufe effizienter gestalten und die Kosten senken. Die Mitarbeitenden können sich nun verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren und die Qualität der Ergebnisse wurde signifikant gesteigert.
Das Projekt zeigt, wie Celonis in der Accounting-Organisation eingesetzt werden kann, um Geschäftsprozesse zu optimieren und Kosten zu reduzieren. Es verdeutlicht auch, dass es elementar wichtig ist, Prozesse nachhaltig zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Sie interessieren sich für Process-Mining oder möchten konkrete Lösungsmöglichkeiten für spezifische Probleme diskutieren? Dann sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung. Weitere Informationen:
ConMendo GmbH
Büro München
Sebastian Ott
Mobil: +49 151 27655883
E-Mail: Sebastian.Ott@conmendo.de
