COVID-19 – ConMendo Project Monitor – Projektportfolio-Management während der Corona Krise

Die Coronakrise beeinflusst die Projektarbeit und somit das aktuelle Projektportfolio auf erhebliche Art und Weise. Krisenbedingte Home-Office Regelungen, veränderte Arbeitszeiten durch Kurzarbeit oder neue Betreuungssituationen erschweren neben der Bindung von Kernressourcen in Stabilisierungsmaßnahmen erheblich die Projektressourcenverfügbarkeit. Zusätzlich werden finanzielle Ressourcen aus Gründen der notwendigen Liquiditätssicherung knapper und müssen neu allokiert werden.

Wir unterstützen unsere Klienten deswegen bei der Bewertung ihres Projektportfolios um Kernfragen der Machbarkeit und des Mehrwertes des Projektes im Zeitverlauf systematisch zu beantworten:

Machbarkeit

  • Ziele: Sind die gesetzten Projektziele trotz Krise noch erreichbar?
  • Zeit: Können Zeitpläne und Meilensteine trotz Krise eingehalten werden?
  • Kosten: Ist das vor Corona geplante Projektbudget noch realistisch?

Mehrwert

  • Kurzfristig: Welchen messbaren Beitrag leistet das Projekt zur Liquiditätssicherung?
  • Mittelfristig: Welchen messbaren Beitrag leistet das Projekt zur Stabilisierung?
  • Langfristig: Welchen messbaren Beitrag leistet das Projekt zur Neuausrichtung?

Die Unterstützung seitens ConMendo erfolgt hierbei typischer Weise in drei im zeitverlauf iterativen Schritten:

  1. Definition und Gewichtung von Kriterien für Evaluierung von Machbarkeit und Mehrwert von Projekten
  2. Evaluation und somit Kategorisierung von Projekten entweder in ein Krisen- bzw. Nachkrisenprojektporftoflio oder Veranlassung eines vollständigen Stopps
  3. Ableitung von Implikationen und entsprechenden Maßnahmen je Projekt sowie Überprüfung der Maßnahmenwirksamkeit

Definition und Gewichtung von Kriterien im Zeitverlauf – Basis für eine fundierte Kategorisierung von Projekten im Krisenverlauf

Die oben genannten Kernfragen der Machbarkeit und des Mehrwertes werden unserer Erfahrung nach im Zeitverlauf unterschiedlich stark bewertet und müssen deswegen in regelmäßigen Abständen neu gewichtet werden. Projekte die kurzfristig zur Liquiditätssicherung dienen spielen beispielsweise im weiteren Krisenverlauf eine untergeordnete Rolle, um eine Neuausrichtung des Unternehmens nach der Krise zu ermöglichen. Unser stringenter Ansatz ermöglicht hier eine ausgewogene Herangehensweise, um auch während der Krise zukünftige Herausforderungen projektbasiert zu meistern.

Evaluation von Projekten als Basis für Maßnahmenableitung je Projekt

Nach der Vereinbarung der angelegten gewichteten Kriterien erfolgt eine systematische Kategorisierung der Projekte innerhalb folgender 3 Kategorien

  • Unverändert fortsetzen
  • Neuplanen
  • Stopp: Temporär oder dauerhaft

Auch hierbei ist ein iterativer Ansatz entscheidend – die Evaluation wird sich im Zeitverlauf verändern und stellt somit den zur jeweiligen Situation passenden finanziellen und personellen Ressourceneinsatz sicher.

Ableitung von projektspezifischen Maßnahmen beantwortet Leitfragen je Evaluationskategorie

Abschließend werden Maßnahmen je Projekt vereinbart die Leitfragen je Kategorie beantworten

  • Detailplanung priorisierter Projekte: Welche Projekte müssen priorisiert mit internen/ externen Ressourcen versorgt werden?
  • Neuplanung, um Auswirkungen zu verringern: Welche Quickwins sind möglich? Wie lässt sich die Relevanz erhöhen? Kann Cash-out verschoben werden?
  • Geordneter Stopp depriorisierter Projekte: Wie lange ist die Dauer des Stopps? Welche Dokumentation ist noch notwendig, um Wiederaufnahme zu ermöglichen? Welche Kriterien sind relevant für Wiederaufnahme?

Vereinbarte Maßnahme werden auf Wirksamkeit geprüft und kontinuierliche im Zeitverlauf angepasst.

Kommen Ihnen diese Herausforderungen bekannt vor? Haben auch Sie Herausforderungen innerhalb des Projektportfoliomanagements?

Sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung:

Philip Hucke (Büro Düsseldorf) unter +49 151 276 55 295 oder philip.hucke@conmendo.de, Ingo Schädler (Büro Düsseldorf) unter +49 151 276 55 290 oder ingo.schaedler@conmendo.de

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