Unternehmensinterne Informationen und das individuelle Wissen von Mitarbeitenden sind eine der wertvollsten Grundlagen eines erfolgreichen Unternehmens. Das Sammeln, Aufbereiten und Zurverfügungstellen von relevanten Informationen kann allerdings sehr zeit- und damit auch kostenintensiv sein. Ein funktionierendes Knowledge Management ist der Schlüssel zum Erfolg.
Was bedeutet Knowledge Management?
Es ist Mittwochnachmittag, man wollte eigentlich schon im ersehnten Feierabend sein, doch die Präsentation für das morgige Meeting muss spontan nochmal überarbeitet werden. Das passende Schaubild ist sogar bereits erstellt, verstaubt jedoch in irgendeiner anderen Präsentation. So klickt man sich durch unzählige Dokumente, bis man endlich den passenden Inhalt gefunden hat. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das gesammelte Wissen innerhalb eines Unternehmens ist entscheidend für nachhaltigen Erfolg. Jedoch häuft sich typischerweise mit der Menge an Wissen auch die Menge der Herausforderungen an. Umso wichtiger sind strukturierte Wege, um wachsendes Unternehmenswissen effizient zu erstellen, zu sammeln und gezielt bereitzustellen.
Hier kommt Knowledge Management ins Spiel: Knowledge Management beinhaltet Prozesse und Systeme zur Erarbeitung von neuem Wissen, zur Dokumentation und Pflege von bestehendem Wissen und vor allem zur Verbreitung dieses Wissens innerhalb einer Organisation.
Unterschiedliches Wissen erfordert unterschiedliches Management
Doch was bedeutet „Wissen“ eigentlich im Unternehmenskontext? Meist wird zwischen explizitem und implizitem Wissen unterschieden. Explizites Wissen bezeichnet Wissen, das bereits dokumentiert oder zumindest relativ einfach dokumentierbar ist. Beispiele sind Best Practices für Prozesse, Analyseergebnisse oder Arbeitsanweisungen. Implizites Wissen hingegen ist in der Regel nicht dokumentierbar, sondern bestimmten Personen inne, und es ist nur durch Erfahrung zu erlangen, wie zum Beispiel Leadership Skills oder Intuition.
Erfolgreiches Knowledge Management bedarf geeigneter Prozesse und Software
Auf dem Markt finden sich viele Softwarelösungen, die Knowledge Management als Ganzes oder bestimmte Bereiche davon bedienen. Für ein erfolgreiches Knowledge Management sollte ein ganzheitlicher (End-to-End-)Ansatz verfolgt werden. Das beste und umfangreichste Knowledge Management-Tool ist wertlos, wenn es von Mitarbeitenden nicht oder nur unzureichend genutzt wird. Umgekehrt reicht ein rein prozessgesteuertes Knowledge Management oftmals nicht aus, besonders wenn ein Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht hat.
Die Auswahl eines geeigneten Tools muss daher individuell nach den Unternehmensanforderungen erfolgen. Die wenigsten Unternehmen starten bei null. Beispielsweiße nutzen fast alle Organisationen Dokumenten-Management-Systeme wie SharePoint, OneDrive oder interne Laufwerke zur gemeinsamen Dateiverwaltung. Eine zentraler Speicherort für Wissen ist demnach bei vielen Organisationen bereits vorhanden. Um zu entscheiden, ob eine eigenständige Knowledge Management-Plattform notwendig ist oder eher die Integration ergänzender Softwarelösungen zum gewünschte Ziel führt, muss der spezifische Unternehmens-Use-Case betrachtet werden. Dazu sind zunächst die folgenden zentralen Fragen zu beantworten:
1) Welche funktionalen Anforderungen gibt es?
Zum Beispiel:
- Falls das Wissen auch externen Usern zur Verfügung stehen soll, bieten sich klassische Wiki-Tools wie beispielsweise Zendesk an.
- Müssen Dokumente regelmäßig aktualisiert werden und sind Genehmigungsprozesse notwendig, passen Tools, die Workflows zur Qualitätssicherung bereitstellen, wie zum Beispiel SmartStash.
2) Inwieweit soll die neue Software in bestehende Systeme integriert sein?
Zum Beispiel:
- Wird bereits ein Dokumentenmanagementsystem wie zum Beispiel MS Sharepoint genutzt, kann ein funktional ergänzendes Tool die beste Lösung sein, um Wissen effektiver auffindbar zu machen, beispielsweise MS Viva Topics.
- Ist ein solches System noch nicht im Einsatz, kann eine Plattformlösung wie beispielsweise Elium vorteilhaft sein, um Wissen zentral zu verwalten.
Knowledge Management bei ConMendo
Auch ConMendo wächst weiter und damit auch unser Bedarf für ein aktives Wissensmanagement. In den vergangenen Wochen waren wir intensiv damit beschäftigt, unser internes Wissensmanagement weiterzuentwickeln. Dabei achten wir sowohl auf die Optimierung unserer internen Prozesse als auch auf Unterstützung durch geeignete Knowledge Management-Software. Ein effektives Knowledge Management hilft uns, auch 2023 und in Zukunft das tun zu können, was wir am liebsten tun: gemeinsam mit unseren Klienten erfolgreich Projekte umsetzen.
Sie interessieren sich für das Thema Knowledge Management? Dann sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung. Weitere Informationen:
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