Functional Performance Scan im Finance-Bereich

Der Finance Functional Performance Scan (FPS) im Finance-Bereich fokussiert sich im Wesentlichen auf drei Ziele: Top-down Transparenz, Potenzialbewertung und Maßnahmenentwicklung. Dabei wird je erbrachtem Produkt/Service der Finance-Funktion eine Aufwandsbewertung zur Identifikation von Effizienz-, Komplexitäts- und Qualitätsunterschieden durchgeführt.

Transparenz schaffen und Vergleiche ermöglichen

In einem ConMendo Klientenprojekt bestand die besondere Herausforderung in einer begrenzten Transparenz über die Allokation der Ressourcen sowie der erarbeiteten Services der Finance-Funktion des Unternehmens. Dadurch war es nicht möglich, eine Potenzialbewertung sowohl hinsichtlich des quantitativen Zielbilds (Ressourcenbedarf entsprechend der gelieferten Leistungen) als auch eines qualitativen Fahrplans (z. B. Digitalisierung) zu formulieren. Der CFO[1] hatte folgende konkrete Fragen:

• Welche Services erbringt der jeweilige Bereich (Accounting, Controlling etc.) und zu welchen Kosten?
• Wie viele Mitarbeiter sind den jeweiligen Services zuzurechnen?
• Was sind die Hauptunterschiede zwischen Business Units/Regionen?
• Welche Effizienzhebel gibt es, um die gesetzten Einsparziele zu realisieren?

Eine primär quantitative Betrachtung der Funktion sollte innerhalb kurzer Zeit Transparenz herstellen, eine Vergleichbarkeit über Organisationsgrenzen hinweg sicherstellen und Effizienzhebel mit funktionalen Quervergleichen quantifizieren. Die Ergebnisse sollten im Anschluss als Basis dienen, um eine entsprechende Zielsetzung und resultierende Maßnahmen entlang einer strukturierten Roadmap zu definieren.

Functional Performance Scan: Analyseprozess in drei Schritten

Bei der Bearbeitung des Projekts wurde ein dreistufiger Ansatz gewählt:

1. Zur Herstellung von Transparenz wurden zunächst mit allen relevanten Teamleitern des Bereichs strukturierte Interviews geführt. Der Fokus lag dabei auf der qualitativen Zuordnung der Mitarbeitenden zu den jeweiligen Prozesseinheiten.
2. Die gesammelten Ergebnisse der Analyse wurden mit Hilfe einer Power BI[1] dynamisch visualisiert. So konnte erstmalig Transparenz bezüglich der erbrachten Services sowie der entsprechenden Zuordnung der Mitarbeiter geschaffen werden. Die Analyse ergab drei Kernthemen:

• • Komplexität in der Leistungserbringung
    Die Zahl der Services war sehr hoch und teilweise sehr kleinteilig. Somit wurde, bedingt durch viele Schnittstellen, eine kundenzentrierte Sichtweise erschwert.
  • Inkonsistenzen im Dienstleistungsportfolio
    Die Beteiligung an jedem Service war über viele Bereiche innerhalb von Finance verteilt, sodass keine klaren Verantwortlichkeiten gelebt werden konnten.
  • Unklarheit der Aufgabenverteilung/Rollen
    Die Betrachtungsdimension der Organisation bewertete die Leistung der Finance-Services im Zusammenspiel der Rollen Business Partner, Shared Services und Center of Excellence. Die Auswertung ergab zum Beispiel, dass die Shared Services-Organisation FTE-seitig breit ausgebaut war, gemessen daran jedoch zu wenig Serviceumfang bot. Hieraus ließen sich hohe Effizienzpotenziale hinsichtlich der Gesamtorganisation ableiten.

3. Alle Analyseergebnisse der Erhebung, wie zum Beispiel Mitarbeiter je Service oder Kosten je Produkt, wurden entsprechenden Benchmarks gegenübergestellt. Diese Benchmarks basieren auf jahrelangen ConMendo-Markterfahrungen sowie Expertise aus vorherigen FPS- und Transformationsprojekten, ergänzt durch externe Datenquellen (z. B. Gartner).

Prozesse, IT und Organisation effizienter aufstellen

Um die Komplexität im Finanzbereich zu reduzieren und Effizienzgewinne zu realisieren wurden im Anschluss Maßnahmenbündel definiert, die insbesondere die Kerndimensionen der Analysephase Prozesse, IT und Organisation adressierten. Hinsichtlich der Prozesse wurde der bestehende Prozesskatalog entlang der drei zentralen Hebel (komplettieren, konsolidieren und kombinieren) optimiert, um kundenorientierte End-to-End-Services anbieten zu können. Dieser optimierte Katalog definiert heute das Finance-Dienstleistungsportfolio und bildet somit das Rückgrat der gesamten Finance-Organisation.

Sie interessieren sich für das Thema Functional Performance Scan? Dann sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung. Weitere Informationen:

ConMendo GmbH
Büro München
Sebastian Ott
Fon +49 151 – 27 65 58 83
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http://www.conmendo.de

[1] Business Intelligence

[1] Chief Financial Officer