Was Finance kostet, steht im Budget. Was Finance leistet – meist nicht.

Finance-Abteilungen stehen heute vor einer strukturellen Herausforderung, die sich in vielen Organisationen gleicht: Die Kosten der Funktion sind transparent, der Ressourceneinsatz je Leistung hingegen nicht. In der Praxis führt das zu einem Paradoxon: Der CFO weiß exakt, wie hoch die Personalkosten im Accounting sind, kann aber oft nicht beziffern, was ein einzelner Service (z. B. der Monatsabschluss oder das Ad-hoc-Reporting) an Kapazitäten bindet und letztlich auch kostet. Dies ist kein Versagen der Akteure, sondern das Ergebnis organisch gewachsener Strukturen. Neue Aufgaben wurden übernommen, Zuständigkeiten entstanden situativ – die systematische Steuerung der Leistungstiefe blieb auf der Strecke.

Transparenz ist kein Selbstzweck, sondern Steuerungsvoraussetzung

Basierend auf unserer Erfahrung aus über 50 Functional Performance Scans (FPS) wissen wir: Ohne Transparenz über die Allokation der Ressourcen ist eine fundierte Potenzialbewertung unmöglich. Wer seine Hebel für Effizienz, Digitalisierung und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) finden will, muss zuerst wissen, wo die Kapazitäten heute wirklich gebunden sind.

Der ConMendo FPS setzt genau hier an – pragmatisch, schnell und methodisch sicher. Unser Ansatz folgt dabei vier aufeinander aufbauenden Phasen:

1. Definition des Service-Katalogs

Anstatt sich im Prozess-Dschungel zu verlieren, entwickeln wir eine klare Struktur aller erbrachten Leistungen (z. B. Planungs-Services, Reporting, Closing). Dies schafft eine „gemeinsame Sprache“ innerhalb der Funktion und bildet das Rückgrat für die spätere Steuerung.

2. Ressourcen-Allokation (FTE-Mapping)

Wir ordnen die tatsächlichen FTE den definierten Services zu. Hierbei nutzen wir strukturierte Formate, um auch implizites Wissen und „Schattenprozesse“ zu erfassen. Das Ergebnis ist ein ehrliches Bild der Kapazitätsverteilung über Teams und Standorte hinweg.

3. Dynamische Visualisierung

Datenfriedhöfe helfen niemandem. Wir überführen die Ergebnisse in interaktive Dashboards (z. B. Power BI). Erst die Visualisierung macht Inkonsistenzen im Dienstleistungsportfolio, zu hohe Komplexität oder unklare Rollenverteilungen unmittelbar greifbar.

4. Benchmarking & KI-gestützte Roadmap

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Wir spiegeln die erhobenen Daten (Kosten je Produkt, FTE je Service) gegen fundierte Benchmarks. Diese speisen sich aus jahrelanger Markterfahrung und Projekthistorie.

• Wo weichen wir signifikant vom Standard ab?
• Welche Services sind zu kleinteilig?
• Wo liegen die größten Effizienzhebel?

Das Ergebnis ist eine priorisierte Roadmap mit konkreten Maßnahmen entlang der Dimensionen Prozesse, IT, Governance und Organisation. Wir identifizieren gezielt die Bereiche, in denen Digitalisierung und KI-Anwendungen (z. B. im Forecasting oder der Rechnungsverarbeitung) den größten Impact erzielen.

Was der FPS für den CFO verändert

Die durch den FPS gewonnene Klarheit ermöglicht Entscheidungen auf einer neuen Faktenbasis:

• Misallokationen korrigieren: Kapazitäten werden dort investiert, wo sie strategischen Impact haben – weg von administrativen Zeitfressern.
• Strukturen schärfen: Rollenklärung zwischen Business Partnern, Shared Services und Center of Excellence wird datenbasiert möglich.
• KI-Investitionen priorisieren: Der Einsatz von KI-Tools setzt dort an, wo der größte manuelle Aufwand identifiziert wurde und das größte Automatisierungspotenzial besteht.

Fazit: Den Fingerabdruck der Finance-Funktion kennen

Der FPS adressiert eine Transparenzlücke, die viele Organisationen jahrelang mitschleppen. Die Frage ist nicht, ob eine Finance-Abteilung gut arbeitet – das tun die meisten. Die Frage ist, ob der CFO die notwendigen Daten hat, um die Funktion gezielt weiterzuentwickeln und fit für die Ära von KI und Automatisierung zu machen.