Covid, HR, Strategy

Virtuelles Arbeiten – Wie wirkt sich die Coronakrise auf unsere Arbeitswelt aus?

Distraktionsfaktoren des virtuellen Arbeitens

Studie: Mitarbeitende und Unternehmensvertreter zu Infrastruktur, Kollaboration und Mindset

Die Coronakrise hat unser Leben und die Art, wie wir arbeiten, verändert: 2020 war geprägt von virtuellem Arbeiten, Lockdowns und Unsicherheit auf dem Arbeitsmarkt. Im vierten Quartal 2020 hat ConMendo 14 Unternehmen aus verschiedenen Branchen zu den Herausforderungen und Chancen befragt, die sich aus der Krise ergeben. (Mehr dazu: Krise und der Weg ins „New Normal“, November 2020.) Untersucht wurde auch, wie die Unternehmen auf diese Herausforderungen reagieren und wie die Arbeitswelt der Zukunft aussehen könnte. Die Ergebnisse der ConMendo Studie fassen wir heute zusammen.

Befragt wurden sowohl Unternehmensvertreter als auch Mitarbeiter; die Aussagen beider Gruppen wurden gegenübergestellt. Inhaltlich gliedert sich die Befragung in drei Bereiche:

  • Infrastruktur: Rahmenbedingungen für virtuelles Arbeiten (z. B. technische Ausstattung, Arbeitsplatz im eigenen Zuhause) standen zu Beginn der Coronakrise besonders im Mittelpunkt.
  • Kollaboration: Aus Aspekten wie Zusammenarbeit und Produktivität der Belegschaft lassen sich Erkenntnisse bspw. zur virtuellen Führung und zur virtuellen Zusammenarbeit gewinnen.
  • Mindset: Längerfristig virtuelles Arbeiten wirkt sich auf die Unternehmenskultur, die Werte von Mitarbeitenden sowie deren Commitment zu ihrem Arbeitgeber aus.

Unterschiedliche Wahrnehmung von Distraktionsfaktoren

Die Bedingungen in einer virtuellen Arbeitsumgebung unterscheiden sich elementar von denen im Büro. Die Mitarbeiter müssen sich neuen Herausforderungen und ungewohnten Arbeitsgrundlagen stellen, die sie teilweise am produktiven Arbeiten hindern. Die ConMendo Studie zeigt die wesentlichen Distraktionsfaktoren in der Coronakrise: kein Arbeitsplatz zum ungestörten Arbeiten, unzureichende Kinderbetreuung, fehlende Nähe zu / fehlender persönlicher Austausch mit Kollegen, unzureichende Kompetenzen zur virtuellen Zusammenarbeit, technische Probleme, Entgrenzung von Arbeit und Privatem.

Die Ansichten der Unternehmensvertreter und der Mitarbeiter gehen mitunter weit auseinander (s. Abb.1). Bspw. unterschätzen Unternehmensvertreter die Auswirkungen der fehlenden persönlichen Nähe ihrer Mitarbeitenden sowie die unzureichenden Kompetenzen zum virtuellen (Zusammen-) Arbeiten, während Mitarbeiter diese als die beiden wichtigsten Distraktionsfaktoren anführen. Andererseits gehen Unternehmensvertreter davon aus, dass der fehlende Arbeitsplatz im eigenen Zuhause sowie technische Probleme die größten Herausforderungen des virtuellen Arbeitens sind, während die Mitarbeitenden diesen Aspekten weniger Relevanz beimessen.

Abb. 1: Einschätzung von Distraktionsfaktoren des virtuellen Arbeitens (in %) und deren Abweichung in der Wahrnehmung.

Die ConMendo Studie zeigt drei wesentliche Mitarbeitergruppen (Personas), die sich aus der persönlichen Lebenssituation und der Gewichtung von Distraktionsfaktoren ergeben:

  • Alleinstehende Personen: Sie sind meist jung oder neu im Unternehmen und wohnen in kleinen Wohnungen oder Wohngemeinschaften in Städten. Die größten Herausforderungen sind soziale Isolation, Zukunftsängste, die Entgrenzung von Arbeit und Privatem und fehlende Ansprechpartner bei fachlichen Fragen.
  • Paare oder Familien, ebenfalls in kleinen Wohnungen in der Stadt lebend: Sie leiden am meisten unter einem fehlenden Arbeitsplatz zum produktiven Arbeiten, fehlenden Kontaktpersonen außerhalb des eigenen Haushalts und Zukunftsängsten.
  • Familien mit viel Platz, eher im ländlichen Raum lebend: Für sie wird das virtuelle Arbeiten erschwert durch unzureichende Kinderbetreuung, den ungewohnten Umgang in digitalen (Zusammen-)Arbeitsmodellen, die Angst um die eigene Gesundheit sowie technische Herausforderungen und körperliche Beschwerden.

Diese Gruppierungen sowie die Zugehörigkeit eines Mitarbeiters zu erkennen, ist eine wesentliche Voraussetzung für einen Arbeitgeber, um die Mitarbeitenden optimal beim virtuellen Arbeiten zu unterstützen.

Virtuelles Arbeiten: Zusammenarbeit, Personalführung und Unternehmenskultur

Virtuelles Arbeiten bedeutet auch virtuelle Zusammenarbeit. Die ConMendo Studie zeigt, dass hierfür neu definierte Regeln und Abläufe erforderlich sind. Die Zusammenarbeit vor Ort in einem Unternehmen funktioniert durch eine gesetzte und erprobte Kombination aus informeller Interaktion (bspw. zufällige Treffen am Getränkeautomaten oder informelle Gespräche, bevor ein Meeting beginnt) und formaler Kommunikation. Durch das virtuelle Arbeiten entfällt ein großer Teil der informellen Interaktion: Man trifft sich nicht mehr zufällig, Meetings finden in virtuellen Räumen statt und werden unmittelbar danach beendet. Erforderlich ist eine neue Ausrichtung der Kombination aus informeller Interaktion und formaler Kommunikation: Wird die informelle Interaktion stark verringert, muss gleichzeitig die formale Kommunikation erhöht werden. Dies bedeutet, dass Unternehmen in Zeiten des virtuellen Arbeitens die Zusammenarbeit stärker definieren und regeln müssen.

Abb. 2: Zusammenspiel von formaler und informeller Zusammenarbeit.

Die Coronakrise stellt neue Anforderungen an Führungskräfte und deren Beziehung zu ihren Mitarbeitenden. So führen die unterschiedlichen Distraktionsfaktoren der Personas dazu, dass Mitarbeitende auch im Hinblick auf die virtuelle Arbeitswelt individuell geführt werden müssen: Eine Führungskraft muss die krisenbedingten individuellen Anforderungen an die einzelnen Mitglieder des Teams berücksichtigen und diesen tolerant gegenüberstehen. Ein weiterer zentraler Aspekt ist, dass Führungskräfte weniger Möglichkeiten zur Kontrolle haben, daher verstärkt auf Vertrauen setzen und auf Basis von Ergebnissen steuern müssen.

Auch die Unternehmenskultur wird sich durch die Coronakrise und langfristig virtuelles Arbeiten verändern. So haben sich bspw. die Werte von Mitarbeitenden nachhaltig verändert: Gesundheit, Zusammenhalt und Sicherheit sind wichtiger geworden. Gleichzeitig wurden gewohnte Strukturen und Abläufe aufgebrochen und verändert. Um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeitenden mit dem Arbeitgeber verbunden fühlen und eine Unternehmenskultur gelebt wird, muss das Unternehmen die veränderten Werte und Tages-/Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden kennen und sich daran anpassen. Die ConMendo Studie zeigt auch, dass der Zusammenhalt von Teams durch das virtuelle Arbeiten zwar teilweise größer wird, dennoch geht bereits jetzt in vielen Unternehmen das Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl verloren. Da sich diese Aspekte auch wesentlich auf die Produktivität von Mitarbeitenden und damit auf den Erfolg des Unternehmens auswirken, darf eine Anpassung der Unternehmenskultur an virtuelles Arbeiten nicht vernachlässigt werden.

Die Coronakrise bringt nicht nur Schwierigkeiten mit sich. Unternehmen können durchaus gestärkt aus ihr hervorgehen, wenn sie auftretende Chancen nutzen. Die ConMendo Studie zeigt, dass die Coronakrise als Beschleuniger für die Digitalisierung und weitere Veränderungsprozesse dient und zahlreiche Unternehmen ihre Prozesse und Abläufe entsprechend optimieren konnten.

 

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