Umsetzungsrisiken minimieren: Inhaltliche Readiness-Prüfungen im Vorfeld einer HR-Cloud-Implementierung
Zwar führen die meisten Unternehmen vor Einführung einer HR-Cloud-Suite (bspw. Workday, SAP SuccesFactors oder Oracle HCM) Readiness-Prüfungen durch, beschränken sich dabei jedoch häufig auf die formale Prüfung der technischen Komponenten wie Netzwerkgeschwindigkeit oder Browserversionen. Der Eintritt in die Cloud ist aber weit mehr als „nur“ eine Frage der technischen Readiness. ConMendo empfiehlt seinen Klienten vor Start einer Implementierung daher ein zweistufiges inhaltliches Readiness-Assessment; wir agieren dabei unabhängig und anbieterneutral. 
Abb. 1: Inhaltliches Readiness-Assessment in zwei Stufen.
Schritt 1: Übergeordnete inhaltliche Readiness
In einem ersten Schritt wird die inhaltliche Readiness des übergeordneten Setups geprüft. Dazu neben wir zunächst gemeinsam mit unserem Klienten den Detaillierungsgrad der Ziel-HR-IT-Struktur unter die Lupe. Neben einer technischen Beschreibung der Schnittstellen ist von großer Bedeutung, dass es bereits Überlegungen hinsichtlich eines übergreifenden Datenschutzkonzepts und einer in vielen Fällen erforderlichen Betriebsvereinbarung zur Nutzung des neuen Systems gibt. Die Erarbeitung und Abstimmung dieser beider Komponenten ist typischerweise aufwendig und nimmt viel Zeit in Anspruch.
Darüber hinaus spielt der Standardisierungsgrad der Prozesse in Verbindung mit einer stringenten Datenstrategie (führende Systeme) eine entscheidende Rolle. Im Idealfall wurden Zielprozesse und Datenflüsse (inkl. Festlegung zu migrierender Daten) vor dem Start der Implementierung bereits klar definiert – zumindest sollte jedoch ein Plan vorliegen, dies im Zuge der Implementierung agil zu erarbeiten. Abschließend sollte die Strategie zur Toolnutzung geprüft werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass es dedizierte Konzepte für alle HR-Mitarbeiter und Kundengruppen (bspw. Verwaltung, Produktion) gibt, die sich mit dem jeweiligen übergeordneten Rollenbild decken – auch die Einbindung des Betriebsrats (sofern vorhanden) in digitale Prozesse sollte vor der Implementierung erarbeitet und abgestimmt sein.
Schritt 2: Prüfung der inhaltlichen Readiness je Modul
Im zweiten Schritt wird die inhaltliche Readiness für einzelne Module der einzuführenden HR-Cloud-Suite geprüft. Exemplarisch sind im Folgenden typische Prüfungen für Stammdatenmodule (der Modulname variiert je nach Anbieter: bspw. Employee Central, HCM Core) und Compensation/Benefits aufgeführt. Selbstverständlich sind aber auch Prüfungen für andere Module wie Talent & Performance, Recruiting, Learning usw. denkbar und auch empfehlenswert.
- Einer der entscheidenden Schritte für die Prüfung der Readiness des Stammdatenmoduls ist die Kompatibilität und der Aufbau einer passgenauen Job-Architektur inkl. Jobmerkmalen, Vergütungsstrukturen, Kompetenzmodellen und Karrierepfaden. Auch der Komplexitätsgrad von Organisationsmanagement-Merkmalen (bspw. komplexe Werksstrukturen oder Hierarchielevel) sowie die Stammdaten für Zeitwirtschaft in der Produktion (bspw. Arbeitsplatz oder Identifikation von Mitarbeitergruppen) sollten vorab geprüft werden. In beiden Fällen wird von allen gängigen Cloud-Anbietern ein hoher Standardisierungs- und Reifegrad vorausgesetzt. Zusätzlich sollte Augenmerk auf das Thema „Dokumentenmanagement und E-Akte“ gelegt werden – eine frühzeitige Harmonisierung von Dokumenten inkl. datenschutzrechtlicher Prüfung von Löschfristen beschleunigt eine Implementierung immens.
- Für den Bereich Compensation/Benefits sollte vorab die Abbildbarkeit von Regelungen und Tarifverträgen geprüft werden, insbesondere komplexe Rechenlogiken und Bewertungssystematiken (bspw. Leistungsbezahlung ERA, Leistungsbezahlung AT, Bonusrunden). Gängige HR-Cloud-Anbieter haben hier starke Restriktionen und erfordern Standardisierung und Komplexitätsreduktion. Da die Schwierigkeit der Readiness-Prüfung insbesondere in der meist hohen Regelungsvielfalt liegt, arbeitet ConMendo typischerweise mit einer KI-gestützten Analyse von Betriebsvereinbarungen.
Auch Ihr Unternehmen plant die Einführung einer HR-Cloud-Suite? Dann sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung. Weitere Informationen:
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